Datenschutzhinweise betreffend elektronischer Bewerbungen

Wenn Sie sich bei einem der folgenden Unternehmen beworben haben
 

• Volvo Group Trucks Vertriebs GmbH, Oskar-Messter-Str. 20, 85737 Ismaning
• Volvo Group Trucks Service GmbH, Europaallee 77, 50226 Frechen
• Volvo Group Trucks Vertrieb Nord GmbH, Oskar-Messter-Str. 20, 85737 Ismaning
• Volvo Group Trucks Service Nord GmbH, Oskar-Messter-Str. 20, 85737 Ismaning
• Volvo Penta Central Europe GmbH, Am Kiel-Kanal 1, 24106 Kiel

erfolgt die Bearbeitung Ihrer Bewerbung zum einen über das jeweilige Unternehmen, zum anderen auch über die Volvo Group Trucks Central Europe GmbH (Oskar-Messter-Str. 20, 85737 Ismaning), die mit dieser Gesellschaft zusammen das Bewerbungsverfahren durchführt.

Beide zusammen (nachfolgend auch kurz dafür „wir“) sind jeweils sog. gemeinsame Verantwortliche und haben in Vereinbarungen festgelegt, wer welche datenschutzrechtlichen Verpflichtungen erfüllt. Den wesentlichen Inhalt dieser Vereinbarung erhalten Sie gerne auf Anfrage. 

Den nach Art. 37 ff DSGVO benannten Datenschutzbeauftragten erreichen Sie unter der in Ziffer 2 genannten Anschrift des jeweiligen Unternehmens, bei dem Sie sich beworben haben, mit dem Zusatz „zu Händen des Datenschutzbeauftragten“.

Wir verwenden im Rahmen der Bearbeitung Ihrer Bewerbung diejenigen Daten, die Sie über die Online-Bewerbungsplattform zugesandt haben und die im Rahmen des Bewerbungsverfahrens weiter anfallen, etwa auch in Gesprächen (im folgenden kurz dafür: „Bewerbungsdaten“). Dies können insbesondere sein
 

• die von Ihnen genannten Kontaktdaten
• Ihre weiteren Angaben, wie zum Beispiel – soweit von Ihnen angegeben – der frühestmögliche Arbeitsbeginn, Gehaltsvorstellung, vorherige Beschäftigungsverhältnisse, Sprachkenntnisse, etc.
• die uns von Ihnen über die Online-Bewerbungsplattform überlassenen Unterlagen und Dateien, wie zum Beispiel, Ihr Bewerbungsschreiben und Ihr Lebenslauf, sowie zusätzliche Dokumente wie Teilnahmebescheinigungen von Fortbildungen oder Bescheinigungen über zusätzliche Qualifikationen, Zeugnisse, Ausbildung(en), etc.

Ihre Bewerbungsdaten werden lediglich zur Durchführung des Bewerbungsverfahrens verarbeitet. Dies umfasst insbesondere die Prüfung Ihrer Bewerbung durch uns, gegebenenfalls eine Kontaktaufnahme zum Zwecke der Einladung zu einem Bewerbungsgespräch, gegebenenfalls die Anforderung weiterer Informationen oder die endgültige Zu- oder Absage im Hinblick auf die Stelle, auf die Sie sich beworben haben.

Ihre Bewerbungsdaten werden nur solchen Mitarbeitern von uns zur Kenntnis gebracht, die unmittelbar an dem Bewerbungsverfahren einschließlich der Entscheidung über die Stellenbesetzung beteiligt sind.

Bei einer erfolgreichen Bewerbung werden die von Ihnen überlassenen Bewerbungsdaten in unsere Personalsysteme und -akten übernommen. Nähere Erläuterungen erhalten Sie in Form unserer Mitarbeiter-Datenschutzhinweise zusammen mit unserem Angebot bzw. dem Arbeitsvertrag.

Rechtsgrundlage für die vorstehend beschriebene Datenverarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b) DSGVO (Datenverarbeitung zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen, die auf Ihre Initiative erfolgen).
 

Wir übermitteln Ihrer Bewerbungsdaten an Dritte nur, wenn und soweit Sie dieser Übermittlung gesondert zugestimmt haben. Rechtsgrundlage dafür ist dann Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a) DSGVO).

Für einige Stellenbesetzungen führen wir zusätzlich zum Bewerbungsverfahren sogenannte Assessment Center durch. Deren Zweck ist es, Sie darüber besser kennenzulernen und bewerten zu können, wie gut Sie auf die offene Stelle passen. Dies kann auch Persönlichkeitstests umfassen.

In diesem Zusammenhang verwenden wir zur Einladung ebenfalls Ihre Bewerbungsdaten, insbesondere Ihren Namen und Kontaktdaten für die Einladung, im Rahmen der Durchführung des Assessment Centers dann auch die übrigen Bewerbungsdaten (z.B. Lebenslauf) sowie Daten, die während des Assessment Centers anfallen (z.B. Ergebnisse, Bewertungen, Ihre Antworten, die Einschätzung über Sie), um Ihre Qualifikationen besser beurteilen zu können.

Auch hier erhalten nur solche Mitarbeiter Zugriff auf diese Daten, die unmittelbar für die Bearbeitung Ihrer Bewerbung sowie für die Entscheidung über die Stellenbesetzung zuständig und beteiligt sind.

Rechtsgrundlage für die vorstehend beschriebene Datenverarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b) DSGVO (Datenverarbeitung zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen, die auf Ihre Initiative erfolgen).

Wir werden Sie in unserem Bewerbungsprozess nicht auffordern, sog. besondere Kategorien personenbezogener Daten zu überlassen (wie Gesundheitsdaten, Daten zur Religionszugehörigkeit, etc.)
 

Sollten Sie uns jedoch derartige Informationen freiwillig zur Verfügung stellen, so erlauben Sie uns, diese Informationen im Rahmen des Bewerbungsprozesses zu speichern und für die Zwecke des Bewerbungsprozesses zu verwenden.

Rechtsgrundlage dafür ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a) (Ihre erteilte Einwilligung).

Wenn wir Ihre Bewerbung aktuell nicht berücksichtigen können und Sie in die Aufnahme Ihrer Bewerbungsdaten in unseren sog. Bewerberpool gesondert und ausdrücklich eingewilligt haben, speichern wir Ihre Bewerbungsdaten über das Ende des konkreten Bewerbungsverfahrens hinaus für die in der jeweiligen Einwilligung genannten Zeit (in der Regel 12 bis 24 Monate) in unserem Bewerberpool.
 

In diesem Fall dürfen wir auf Basis Ihrer Einwilligung
 

• Ihre Bewerbungsdaten über das Ende des konkreten Bewerbungsverfahrens hinaus in dem Bewerberpool für die in der Einwilligung genannte Zeit speichern,
• Ihre Bewerbungsdaten nutzen, um Sie später zu kontaktieren, falls Sie für eine Stelle bei uns oder bei einem der vorgenannten Unternehmen in Betracht kommen, und über passende Stellenangebote informieren.
• Sie vor Ablauf der jeweiligen Frist kontaktieren und nachfragen, ob Sie Ihre Bewerbungsdaten gegebenenfalls für eine weitere Zeitspanne im Bewerberpool speichern wollen.

Erteilen Sie keine Einwilligung für den Bewerberpool, löschen wir Ihre Bewerbungsdaten 6 Monate nach Versand der Absage, siehe auch nachfolgend Ziffer 7.

Stimmen Sie einer Verlängerung nicht vor deren Ablauf zu, löschen wir Ihre Bewerbungsdaten nach Ablauf der in der jeweiligen Einwilligung von Ihnen genannten Frist.

Sie können Ihre Einwilligung jederzeit uns gegenüber widerrufen, zum Beispiel durch Email an hrsc.de@volvo.com.

Haben Sie Ihre Einwilligung nicht erklärt oder widerrufen diese, erfolgt keine Aufnahme in den Bewerberpool. Dies hat keine Auswirkungen auf das aktuelle Bewerbungsverfahren, in dessen Rahmen Sie uns Ihre Bewerbungsdaten übermittelt haben.

Ein Widerruf der Einwilligung berührt nicht die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf aufgrund der Einwilligung erfolgten Datenverarbeitung.

Rechtsgrundlage für die vorstehende Verarbeitung Ihrer Bewerbungsdaten ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a) (Ihre erteilte Einwilligung).

Wir speichern Ihre Bewerbungsdaten nach Versand einer Absage zum Zweck der Rechtsverteidigung noch bis zu sechs Monate. Rechtsgrundlage dafür ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f) DSGVO (Interessenabwägung, unser Interesse ist eine etwaige Rechtsverteidigung).
 

Soweit Sie uns eine Einwilligung zur Aufnahme Ihrer Bewerbungsdaten in den Bewerberpool erteilt haben, speichern wir diese für die in der Einwilligung jeweils genannte Dauer ab Versand der Absage.

Erteilen Sie vor Ablauf dieser Dauer keine Einwilligung zur Speicherung für weitere Zeit in unserem Bewerberpool, löschen wir nach Ablauf der in der Einwilligung genannten Dauer Ihre Bewerbungsdaten.

Widerrufen Sie vorher Ihre Einwilligung, erfolgt eine Löschung Ihrer Daten aus dem Bewerberpool mit Zugang des Widerrufs.

Wir bedienen uns bei der Durchführung des Bewerbungsverfahrens verschiedener unterstützender Dienstleister in Form sog. Auftragsverarbeiter. Soweit jeweils zur Aufgabenerfüllung erforderlich, verarbeiten die Dienstleister dabei auch Ihre Bewerbungsdaten. Die Dienstleister haben wir sorgfältig ausgewählt und mit Ihnen gemäß den gesetzlichen Vorgaben entsprechende Datenschutzverträge abgeschlossen.

Wir erhalten die Bewerbungsdaten direkt von Ihnen als Bewerber, zudem im Falle Ihrer Teilnahme an einem Assessment Center auch von demjenigen Dienstleister, der dieses Assessment ggfls. für uns durchführt.

Hinzukommen die von unseren mit der Durchführung des Bewerbungsverfahrens intern beauftragten Mitarbeitern vorgenommenen Einschätzungen im Rahmen des Bewerbungsverfahrens, wie etwa die Ergebnisse aus einem Assessment Center.

Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten findet ausschließlich in der Europäischen Union statt. Die Daten werden nicht in Drittländer außerhalb der Europäischen Union und des Europäischen Wirtschaftsraums übermittelt.

Soweit die jeweiligen gesetzlichen Voraussetzungen vorliegen, haben Sie das Recht,
 

• von uns eine Bestätigung darüber zu verlangen, ob von Ihnen personenbezogene Daten verarbeitet werden; ist dies der Fall, haben Sie ein Recht auf Auskunft über diese Daten und die in Art. 15 DSGVO weiter genannten Informationen;
• unverzüglich die Berichtigung Sie betreffender unrichtiger personenbezogener Daten und gegebenenfalls die Vervollständigung unvollständiger personenbezogener Daten zu verlangen (Art. 16 DSGVO);
• dass Sie betreffende personenbezogene Daten unverzüglich gelöscht werden, sofern einer der in Art. 17 DSGVO im Einzelnen genannten Gründe zutrifft, zum Beispiel die Daten für die verfolgten Zwecke nicht mehr benötigt werden;
• eine Einschränkung der Verarbeitung zu verlangen, wenn die Voraussetzungen des Art. 18 DSGVO vorliegen;
• auf Datenübertragbarkeit bezüglich der Daten, die Sie uns bereitgestellt haben und die wir (siehe oben) auf Basis Ihrer Einwilligung oder zur Vertragsdurchführung verarbeiten
• eine von Ihnen erteilte Einwilligung zum Bewerberpool jederzeit mit Wirkung für die Zukunft zu widerrufen, ohne dass die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung berührt wird;
• auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde für den Datenschutz.

Die Bereitstellung Ihrer personenbezogenen Daten ist für die Durchführung des Bewerbungsverfahrens und damit für die mögliche Begründung eines Arbeitsverhältnisses erforderlich.
 

Sie sind nicht verpflichtet, Ihre personenbezogenen Daten zur Verfügung zu stellen. Erfolgt dies jedoch nicht, kann das Bewerbungsverfahren nicht oder nicht vollständig durchgeführt werden. In diesem Fall kann es nicht zur Begründung eines Arbeitsverhältnisses kommen.

Dies gilt nicht für die Aufnahme Ihrer Bewerbungsdaten in den Talentpool, die ausschließlich auf Grundlage Ihrer freiwilligen Einwilligung erfolgt (siehe Abschnitt 4).

Eine automatisierte Entscheidungsfindung gemäß Art. 22 Abs. 1 und 4 DSGVO findet bei Bewerbungen nicht statt.