Datenschutzhinweise

Mit diesen Datenschutzhinweisen informieren wir Sie darüber, wie die Volvo Group Trucks Central Europe GmbH Ihre personenbezogenen Daten im Zusammenhang mit Ihrem Besuch an unserem Messestand auf der IAA 2026 verarbeitet.

Für die Teilnahme an Testfahrten und die damit verbundene Verarbeitung von Führerscheindaten gelten ergänzende gesonderte Datenschutzhinweise.

1. Name und Kontaktdaten des Verantwortlichen / des Datenschutzbeauftragten

Datenschutzrechtlich Verantwortlicher ist die Volvo Group Trucks Central Europe GmbH, Oskar-Messter-Str. 20, 85737 Ismaning, Deutschland (im Folgenden kurz „VGTCE“ oder „wir“). Unseren externen Datenschutzbeauftragten erreichen Sie unter der vorstehenden Postadresse mit dem Zusatz „An den Datenschutzbeauftragten“.

2. Zwecke, Datenkategorien, Rechtsgrundlage, Empfänger und Speicherfristen

a. Besuch unseres Messestands

Wenn Sie unseren Messestand besuchen, verarbeiten wir Ihre Daten, um zu betreuen und Ihren Besuch bei uns zu organisieren.

Wenn Sie sich beispielsweise an unserer Infotheke melden oder dort nach einem bestimmten Ansprechpartner fragen, können wir diejenigen personenbezogenen Daten verarbeiten, die wir benötigen, um Ihr Anliegen zu bearbeiten und Sie an den zuständigen Ansprechpartner zu vermitteln.

Zu den dazu erforderlichen Daten können insbesondere gehören: Vor- und Nachname, Unternehmen bzw. Firmenzugehörigkeit, Funktion oder Abteilung, geschäftliche Kontaktdaten, soweit diese für Ihr Anliegen benötigt werden, Informationen zu Ihrem konkreten Anliegen bzw. dem von Ihnen gewünschten Ansprechpartner.

Bei Beschäftigten von Volvo, Renault oder unseren Partnerunternehmen, die die Messe lediglich besuchen, können wir zusätzlich erfassen, dass die betreffende Person aktuell auf der Messe bzw. an unserem Messestand anwesend ist. Dies dient ausschließlich dazu, auf Nachfrage feststellen zu können, ob die betreffende Person aktuell erreichbar ist.

Die Verarbeitung dient also der Organisation unseres Messebetriebs, der Betreuung unserer Besucher und der Vermittlung an die jeweils zuständigen Ansprechpartner.

b. Spätere Kontaktaufnahme zu Marketingzwecken

Für den Fall, dass Sie um eine nachgelagerte Kontaktaufnahme gebeten oder dazu Ihre Einwilligung erteilt haben, etwa durch Scannen des auf Ihrem Messeausweises hinterlegten QR-Codes und der Erteilung der dazugehörigen Einwilligung, können wir Ihre in Ziffer 2.a. genannten sowie weitere von Ihnen überlassene Daten verwenden, um den auf der Messe entstandenen Kontakt zu dokumentieren und Sie nach der Messe zu dem von Ihnen gezeigten Interesse an unseren Waren oder Dienstleistungen bzw. zu einer möglichen weiteren Kontaktaufnahme zu kontaktieren.

Dies kann per Post oder telefonisch erfolgen, bei Vorliegen der entsprechenden Einwilligung auch per Email.

c. Interne und externe Empfänger

Innerhalb der VGTCE erhalten nur diejenigen Personen Zugriff auf die Daten, die diese für die Organisation des Messestands oder die Betreuung des jeweiligen Besuchers sowie eine Kontaktaufnahme benötigen. Hierzu können insbesondere Mitarbeitende an der Infotheke sowie der jeweils zuständige Ansprechpartner gehören.

Zum Zwecke Ihrer Betreuung während Ihres Besuches oder im Nachgang zum Zwecke einer Kontaktaufnahme können auch unsere Schwestergesellschaften Volvo Group Trucks Vertriebs GmbH (zuständig für den Verkauf) oder – je nach Region und wenn es um Werkstatt-Themen oder Services geht – die Volvo Group Trucks Service GmbH und Volvo Group Trucks Service Nord GmbH sein.

Unabhängig davon bedienen wir uns technisch zum Betrieb unserer Messestand-Software eines IT-Dienstleisters (Hartburg GmbH & Co KG, Dr.-Witte-Platz 9, 31675 Bückelburg) als Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO.

d. Speicherdauer

Die von Ihnen nach Ziffer 2.a. gespeicherten Daten speichern wir bis zu 2 Monate nach Ende der Messe zum Zwecke von , im Anschluss löschen wir Ihre Daten.

Im Falle von Ziffer 2.b. speichern wir Ihre Daten bis zu 2 Monaten nach Messeende. Soweit wir Sie in dieser Zeit kontaktieren und Sie in die Nutzung Ihrer Daten zu einer weiteren Kommunikation einwilligen, richtet sich die weitere Speicherdauer nach der jeweiligen Einwilligung und der dazu gehörenden Datenschutz-Hinweise. Erteilen Sie keine Einwilligung, löschen wir Ihre Daten spätestens nach den genannten 2 Monaten.

e. Rechtsgrundlage

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer Daten zu den in Ziffer 2.a genannten Zwecken ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Interessenabwägung, unser berechtigtes Interesse besteht darin, unseren Messestand zu organisieren, Besucher zu betreuen, deren Anliegen zu bearbeiten und gesuchte Ansprechpartner während der Messe auffindbar zu machen).

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der unter 2.b. beschriebenen Zwecke ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Interessenabwägung, unser berechtigtes Interesse besteht darin, Ihre Daten zum Zwecke einer Kontaktaufnahme zu speichern und dafür zu verwenden). Für den Fall, dass wir Sie per Email kontaktieren, ist Rechtsgrundlage dafür Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a, Art. 7 DSGVO, § 7 Abs. 2 UWG).

3. Anfertigung und Verwendung von Videos und Fotos

Auf unserem Messestand fertigen wir zu Zwecken der Öffentlichkeitsarbeit sowie der Produkt- und Veranstaltungswerbung Foto- und Videoaufnahmen an. Soweit Sie auf solchen Aufnahmen gezielt bzw. identifizierbar abgebildet werden, erfolgt die Verarbeitung nur auf Grundlage einer Einwilligung. Im Zusammenhang mit der Einholung und Dokumentation Ihrer Einwilligung können wir insbesondere Ihren Vor- und Nachnamen sowie, soweit erforderlich, Ihre Kontaktdaten verarbeiten.

Die konkrete Verwendung und Veröffentlichung der Aufnahmen richtet sich nach dem Umfang der von Ihnen erteilten Einwilligung.

Innerhalb der VGTCE erhalten insbesondere die für Marketing, Kommunikation und Öffentlichkeitsarbeit zuständigen Bereiche Zugriff auf die Aufnahmen. Soweit die Aufnahmen entsprechend Ihrer Einwilligung veröffentlicht werden, können sie einem unbestimmten Empfängerkreis zugänglich werden, insbesondere über unsere Internetseiten, Social-Media-Kanäle oder sonstige Kommunikations- und Werbemedien.

Daneben können von uns eingesetzte Dienstleister Zugriff auf die Aufnahmen erhalten, soweit dies für Produktion, Bearbeitung oder Veröffentlichung erforderlich ist.

Rechtsgrundlage für die vorgenannten Datenverarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, d. h. Ihre Einwilligung.

Wir veröffentlichen die Bildaufnahmen vorbehaltlich eines vorherigen Widerrufs der Einwilligung solange, wie in der Einwilligung genannt,  längstens jedoch bis zu 6 Monate. Nach Ende der Veröffentlichung bewahren wir die Bildaufnahmen intern zu ausschließlichen Zwecken der Rechtsverteidigung noch bis maximal 3 Jahre auf (Regelverjährung, gemäß den gesetzlichen Vorgaben beginnend zum Abschluss des laufenden Kalenderjahres). Rechtsgrundlage dafür ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Interessenabwägung, unser Interesse liegt in der möglichen Verteidigung gegen Ansprüche, die gegen uns gerichtet werden).

4. Keine Pflicht zur Datenbereitstellung

Eine gesetzliche oder vertragliche Pflicht, uns im Zusammenhang mit einem Besuch unseres Messestands personenbezogene Daten bereitzustellen, besteht nicht. Wenn Sie bestimmte Angaben nicht bereitstellen, kann dies allerdings dazu führen, dass wir Ihr konkretes Anliegen nicht bearbeiten, Sie nicht an einen gewünschten Ansprechpartner vermitteln oder Ihre Kontaktdaten nicht als Messe-Lead erfassen können.

Für Foto- und Videoaufnahmen, die auf Ihrer Einwilligung beruhen, besteht ebenfalls keine Pflicht zur Einwilligung.

5. Widerrufsrecht bei Einwilligung

Eine von Ihnen gegebenenfalls erteilte Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Ab diesem Zeitpunkt erfolgt keine Verarbeitung Ihrer Daten mehr auf Basis der Einwilligung. Die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Datenverarbeitung wird durch einen Widerruf nicht berührt.

6. Ihre Rechte

Soweit die jeweiligen gesetzlichen Voraussetzungen vorliegen, haben Sie das Recht,

• von uns eine Bestätigung darüber zu verlangen, ob von Ihnen personenbezogene Daten verarbeitet werden; ist dies der Fall, haben Sie ein Recht auf Auskunft über diese Daten und die in Art. 15 DSGVO weiter genannten Informationen;
• unverzüglich die Berichtigung Sie betreffender unrichtiger personenbezogener Daten und gegebenenfalls die Vervollständigung unvollständiger personenbezogener Daten zu verlangen (Art. 16 DSGVO);
• dass Sie betreffende personenbezogene Daten unverzüglich gelöscht werden, sofern einer der in Art. 17 DSGVO im Einzelnen genannten Gründe zutrifft, zum Beispiel die Daten für die verfolgten Zwecke nicht mehr benötigt werden;
• von uns die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer Daten zu verlangen, wenn eine der in Art. 18 DSGVO aufgeführten Voraussetzungen gegeben ist, etwa Sie Widerspruch gegen die Verarbeitung eingelegt haben, für die Dauer unserer Prüfung;
• bei Vorliegen der Voraussetzungen des Art. 20 DSGVO die Herausgabe der von Ihnen bereitgestellten personenbezogenen Daten in einem maschinenlesbaren, gängigen und strukturierten Format;
• auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde für den Datenschutz, wenn Sie der Ansicht sind, dass eine Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten gegen die DSGVO verstößt.

Ihr Widerspruchsrecht

Soweit wir – siehe oben – Ihre Daten auf Basis der Interessenabwägung zur Direktwerbung verarbeiten, haben Sie das Recht, dieser Verarbeitung jederzeit und ohne Angabe von Gründen zu widersprechen.

Erfolgt eine Datenverarbeitung auf Basis der Interessenabwägung, aber nicht zur Direktwerbung, haben Sie das Recht, aus Gründen, die sich aus ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen Verarbeitungen Sie betreffender personenbezogener Daten, die aufgrund von Art. 6 Abs. 1 e) oder f) DSGVO erfolgen (siehe oben), Widerspruch einzulegen (Art. 21 DSGVO). Wir verarbeiten die personenbezogenen Daten dann nicht mehr, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

Diese Hinweise ergänzen die allgemeinen Datenschutzhinweise für Besucher unseres Messestands auf der IAA 2026. Sie informieren ergänzend über die Verarbeitung personenbezogener Daten, die erforderlich ist, wenn Sie an einer von uns angebotenen Probefahrt teilnehmen. Im Übrigen gelten die allgemeinen Besucherdatenschutzhinweise, insbesondere zu Verantwortlichem, Datenschutzbeauftragtem und Ihren Datenschutzrechten.

1. Zusätzliche Zwecke und Daten, interne Empfänger

Wenn Sie an einer Probefahrt teilnehmen möchten, verarbeiten wir die personenbezogenen Daten, die wir für die Anmeldung, Organisation und Durchführung der Probefahrt benötigen. Hierzu können insbesondere gehören: Vor- und Nachname, Kontaktdaten, Angaben zur gewünschten bzw. gebuchten Probefahrt, Zeitpunkt und gegebenenfalls das für die Probefahrt vorgesehene Fahrzeug sowie Angaben zur vorhandenen Fahrerlaubnis.

Dokumentiert werden grundsätzlich nur diejenigen Angaben, die benötigt werden, um die erfolgte Prüfung und das Vorliegen der erforderlichen Fahrerlaubnis nachweisen zu können. Hierzu können insbesondere die erforderliche Fahrerlaubnisklasse, gegebenenfalls deren Gültigkeit sowie Zeitpunkt und Ergebnis der Prüfung gehören.

Innerhalb der VGTCE erhalten nur diejenigen Mitarbeitenden Zugriff auf die Daten, die mit der Anmeldung, Organisation, Fahrerlaubnisprüfung oder Durchführung der Probefahrt befasst sind.

2. Weitere Rechtsgrundlage

Rechtsgrundlage für die Organisation einer Probefahrt ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse besteht darin, die von uns angebotenen Probefahrten zu organisieren und ordnungsgemäß durchzuführen.

Rechtsgrundlage zur Prüfung des Vorliegens der erforderlichen Fahrerlaubnis und deren Dokumentation ist Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO in Verbindung mit § 21 Abs. 1 Nr. 2, Abs. 2 StVG.

3. Speicherfristen

Die zur Anmeldung, Organisation und Durchführung der Probefahrt verarbeiteten Daten speichern wir bis zu sechs Monate nach Ende der Messe und löschen sie anschließend.

Die Dokumentation der Fahrerlaubnisprüfung, insbesondere die erforderliche Fahrerlaubnisklasse sowie Zeitpunkt und Ergebnis der Prüfung, bewahren wir intern zu Zwecken des Nachweises der ordnungsgemäßen Fahrerlaubnisprüfung und einer möglichen Rechtsverteidigung noch bis maximal drei Jahre auf (Regelverjährung, gemäß den gesetzlichen Vorgaben beginnend mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die Probefahrt stattgefunden hat). Rechtsgrundlage für diese weitere Speicherung ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Interessenabwägung, unser Interesse liegt in dem Nachweis der ordnungsgemäßen Fahrerlaubnisprüfung und der möglichen Verteidigung gegen Ansprüche, die gegen uns gerichtet werden).

Soweit es im Zusammenhang mit einer Probefahrt zu einem Schadensfall, einem Verkehrsverstoß oder einem sonstigen Vorgang kommt, für dessen Bearbeitung einzelne Daten länger benötigt werden, speichern wir die hierfür erforderlichen Daten bis zum Abschluss des jeweiligen Vorgangs bzw. bis zum Ablauf der maßgeblichen gesetzlichen Verjährungsfrist.

4. Besucher-Datenschutzhinweise

Im Übrigen gelten unsere Besucher-Datenschutzhinweise für die IAA 2026.